Styrk kapacitetsudnyttelse og fordeling af idrætsfaciliteterne med digital aktivitetsregistering i realtid.

I mange idrætsfaciliteter er der ikke overensstemmelse mellem antallet af bookede haltider og reelt brug. Digital aktivitetsregistrering i realtid giver indsigt i data 365 dage om året i modsætning til manuel registrering, som er tids- og ressourcekrævende og begrænset til få uger på et år.

Med digital aktivitetsregistrering kan udnyttelsesgraden af kommunens haller sammenlignes på tværs af kommuner, anlæg- og aktivitetstype. Dermed får I et overblik over presset på det enkelte anlæg f.eks. i primetime mellem kl. 16 og 21, så I kan finde ud af om nogle haller har mere ledig kapacitet end andre.

Med HallMonitor er det muligt at sammenholde aktivitetsregistrering med data fra bookingsystemer. Det kan afdække, i hvor høj grad bookede haltider bliver benyttet. Er der gentagne udeblivelser, kan det danne grobund for en procedure, hvor man går i dialog med foreningerne.

Når administrationen får indblik i, om hallen benyttes til badminton eller håndbold, hvor der eksempelvis er flere spillere på banen samtidigt, giver det et kvalitativt indblik i kapacitetsudnyttelsen på tværs af kommunens haller. I den enkelte hal kan det give et tydeligere billede af, hvordan små og store haller udnyttes til forskellige idrætsgrene. I nogle tilfælde kan det måske betyde, at aktiviteter kan flyttes fra store haller til gymnastiksale og omvendt.

Odense Kommune reviderer fordelingsprincipper

Digital aktivitetsregistrering i Odense Kommune har dannet grundlag for, at By- og Kulturforvaltningen er gået i gang med at revidere fordelingsprincipperne for haltider.

”Traditionelt har vi tildelt haltiderne til dem, der har haft tiderne året før, hvis de har brugt tiden. Nu er vi begyndt at kigge mere på, om fordelingsprincipperne er rimelige.” Rasmus Vestergaard Tander,
Fritidskonsulent, Fritid og Folkeoplysning.

Samtidig er forvaltningen gået i gang med at kigge på det helt store puslespil med fordelingen i fremtiden.

”Nu spørger vi: Hvilke idrætsgrene har behov for at være i store haller, og hvilke kan flyttes over i gymnastiksale? Og skal fodbold f.eks. have haltider, eller kan de være ude hele året på kunstgræsplænerne?” fortæller Rasmus Vestergaard Tander.

Når det gælder kapaciteten, har Odense Kommune også et ønske om at optimere samarbejdet med nabokommunerne om bedre udnyttelse af ressourcerne på tværs af kommunegrænser.

Lyngby Taarbæk Kommune har fået meget mere spil på blot et år

Lyngby Taarbøk Komune har i mange år haft for få faciliteter i forhold til efterspørgslen. Forvaltningen har stået med foreninger med store ventelister, men uden at kunne tilbyde haltider nok.

Med projektet ’Mindre spild mere spil’ gik Lyngby Taarbæk Kommune i 2021 i gang med en systematisk aktivitetsregistrering over 16 uger. Her viste det sig, at mere end 7 ud af 10 bookede tider ikke blev anvendt. Med digital aktivitetsregistrering er det i dag lykkes at løfte anvendelsesgraden af kommunens idrætsanlæg med 10 procentpoint på blot et år.

”Vi har fået et langt bedre udgangspunkt for såvel fordeling som justering, og går man som borger ind på WannaSport – som er en portal, hvor man kan se ledige tider – er der i dag også fornuftige ’primetime’ tider at finde og ikke udelukkende de mindre attraktive tider lørdag aften og søndag eftermiddag,” fortæller Jakob Kloster Pedersen, projektleder i Lyngby-Taarbæk Kommune.

5 grunde til at styrke kapacitetsudnyttelsen med digital aktivitetsregistrering

Aktivitetsregistrering i idræts-, fritids- og kulturfaciliteter over en hel sæson åbner op for en mere strategisk tilgang.

1. Klare fordelingsprincipper
Det er muligt at udvikle klare fordelingsprincipper, som kan tage højde for sæsonudsving og forskellige idrætsgrene. Fx kan kunstgræsbaner gøre, at fodboldklubber rykker udenfor i længere tid. Der kan også tages højde for, hvilke idrætsgrene som kan tildeles en gymnastiksal, og hvilke der kræver en større hal.

2. Fair fordeling af tider
Aktivitetsregistrering gør det nemmere at tildele foreninger den hal- og banetid, de rent faktisk har brug for. Det giver en mere fair fordeling af tider frem for at det er baseret på ‘plejer’.

3. Plads til nye foreninger og klubber
Kommer der henvendelser fra foreninger og klubber i løbet af sæsonen for at få hal- og banetider har forvaltningen et bedre over blik over, hvor der er frie tider – herunder tider i faciliteter, som er booket, men ikke bruges.

4. Fordeling efter geografisk tilhørsforhold
I mange kommuner er der et ekstra stort pres på idrætsanlæg i de store byer, når der sammenlignes med anlæg i udkanten af kommunen. Her kan en analyse afdække om fordelingen giver mening. F.eks. kan det måske give mening at flytte en forening og deres aktiviteter til andre haller tættere på deres medlemmer. Det kan også være, der er mulighed for at lave et samarbejde over kommunegrænsen, hvor det giver bedre mulighed for haltider for foreninger i vækst.

5. Nemmere adgang for øvrige borgere
Det er nemmere at booke/få adgang til faciliteter uden at være medlem af en idrætsforening, da der altid er overblik over ledig kapacitet.